Rhein-Sieg-Kreis

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Elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung

Sie können dem Rhein-Sieg-Kreis an die veröffentlichten E-Mail-Adressen elektronische Nachrichten bis zu einer Größe von 10 MB senden.

Für die Übersendung vertraulicher Daten ist es empfehlenswert bzw. in rechtsverbindlichen Angelegenheiten (zum Beispiel zur Fristwahrung bei Widersprüchen gegen Verwaltungsakte) zwingend notwendig, die Briefform zu wählen oder ein Fax zu senden.

Denn die Übermittlung einer E-Mail erfolgt üblicherweise unverschlüsselt (sie kann daher möglicherweise von Unbefugten mitgelesen oder manipuliert werden) und sie enthält keinen Nachweis über die Identität des Absenders.

Der Rhein-Sieg-Kreis hat ab sofort auch einen Zugang zum rechtsverbindlichen, gesicherten Empfang von Dokumenten/E-Mails nach dem Signaturgesetz eröffnet. Hiervon können Sie jedoch nur Gebrauch machen, sofern Sie selbst über eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) verfügen.

Bei der elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung können derzeit folgende Dateiformate verarbeitet werden:

PDF (Adobe Acrobat)
DOCX (Microsoft Word)
XLSX (Microsoft Excel)
PPTX (Microsoft Power Point)
Nur-Textformate TXT

Bei anderen Dateiformaten können Ihre E-Mails vom System abgewiesen werden. Die Liste wird entsprechend aktueller Sicherheitsanforderungen bei Bedarf angepasst.

Empfangene E-Mails können seitens der Empfängerinnen und Empfänger weitergeleitet, gespeichert/archiviert oder anderweitig als Teil der Geschäftsprozesse verarbeitet werden. E-Mails werden seitens der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreisverwaltung gelöscht, wenn die gesetzliche Vorhaltefrist abgelaufen bzw. die jeweiligen Zweckbindung entfallen ist.

Die beim E-Mail-Transport auf den Servern der Kreisverwaltung anfallenden Verkehrsdaten werden in so genannten rollierende Log-Dateien geschrieben und unterliegen somit einer automatischen Löschung nach maximal sechs Wochen.

Weitere Informationen und Ansprechpartner

Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen oder Unterstützung bei der Wahrnehmung Ihrer Rechte bzgl. Datenschutz benötigen, wenden Sie sich bitte jederzeit an den Datenschutzbeauftragten der Kreisverwaltung (datenschutzbeauftragterrhein-sieg-kreisde).

Die Homepage des Rhein-Sieg-Kreis können Sie über eine SSL-verschlüsselte Verbindung aufrufen.

Die Nutzung der im Rahmen des Impressums oder vergleichbarer Angaben veröffentlichten Kontaktdaten wie Postanschriften, Telefon- und Faxnummern sowie E-Mailadressen durch Dritte zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderten Informationen ist nicht gestattet. Rechtliche Schritte gegen die Versender von sogenannten Spam-Mails bei Verstößen gegen dieses Verbot behält sich der Rhein-Sieg-Kreis vor.

Weitere Informationen zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung

Zugangseröffnung der Kreisverwaltung für rechtsverbindliche elektronische Nachrichten(gemäß § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW)

Der elektronische Zugang zur Kreisverwaltung für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation – insbesondere für die Übermittlung elektronischer Dokumente – zwischen Bürgerinnen und Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3 a Verwaltungs-verfahrensgesetz (VwVfG), ist durch die Einrichtung einer virtuellen Poststelle gewährleistet.

Rechtsverbindliche E-Mails an die Kreisverwaltung
Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Kreisverwaltung kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Neu ist ab sofort, dass auch rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E-Mail Adresse

vpsrhein-sieg-kreisde

an den Kreis gesandt werden können. Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die so genannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Kreisverwaltung eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.
Des Weiteren können die Nachrichten an die Kreisverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Kreisverwaltung eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungs-verfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen – VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit die Empfängerin oder der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.
Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung des Rhein-Sieg-Kreises für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Kreisverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist mit der VPS eröffnet.
Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) elektronisch an die Kreisverwaltung gesandt werden.
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 35 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Kreisverwaltung unterstützt.

· S/MIME
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren so genannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Kreisverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) versehen sein muss. Die Liste der aktuell tätigen und damit auf Echtheit und Gültigkeit prüfbaren Zertifizierungsdienste-Anbieter (Trust Center) finden Sie auf der Internetseite der Bundesnetzagentur.

http://www.bundesnetzagentur.de

Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie – wie bisher – auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.
Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.
Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Kreisverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:
 Adobe Acrobat bis Version 8 (.pdf)
 Rich Text Format (.rtf)
 Textdateien im Format ASC II (.txt)
 Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
 Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
 Microsoft Powerpoint bis Version 2003 (.ppt, .pps)
 Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
 Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Achtung: Rechtlich relevante, qualifiziert signierte Dokumente werden nur im Format pdf/A angenommen.

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Kreisverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste – soweit erforderlich – laufend aktualisiert wird.
Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung Siegburg und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.


Öffentlicher Schlüssel ab März 2016:

Zertifikat Public Rhein-Sieg-Kreis (Zip-Datei)

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